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Convocatoria de medios

Cómo conseguir una convocatoria de medios exitosa… y una difusión extraordinaria.

Tu marca es desconocida en el mercado, los medios no han oído hablar de ti y los consumidores a los que estás llegando con tu actual estrategia de marketing (redes sociales y publicidad online, básicamente) no parecen ser muy numerosos. La pregunta es: ¿has pensado en utilizar a los medios de comunicación como altavoces y prescriptores de tu marca? ¿Saber cómo ganártelos para que no solo acudan a la presentación de tu producto, sino que además estén encantados de escribir bien sobre él… y gratis? Pues atento. En este post te damos las principales claves para lograr una convocatoria de medios exitosa y una difusión extraordinaria de tu evento y de tu marca.

El objetivo de una convocatoria de medios: visibilidad y posicionamiento

El reto de cualquier presentación a los medios es conseguir la máxima difusión y visibilidad para llegar a nuevos públicos y reforzar el posicionamiento de la marca. Para lograrlo, la  estrategia es utilizar a un selecto grupo de medios (también influencers, pero de eso hablaremos luego) como altavoces de la marca, para llegar con credibilidad a millones de clientes potenciales (la suma de todos sus lectores). El contacto directo y personal de la marca con los medios, ponerle cara y voz, potencia notablemente la confianza y la credibilidad a la hora de hablar sobre ella. Esta es la clave fundamental de un evento de presentación.

Por supuesto, lo primero y principal es elegir bien a los medios. Seleccionar a los más adecuados y afines al target potencial de la marca o producto. Cabeceras y revistas con prestigio y alta difusión. Para ello es fundamental tener una base de datos perfectamente actualizada de los redactores de la sección y redactores jefe de cada medio. Nombre, cargo, email y teléfono.

convocatoria de prensa

La invitación al evento: amor a primera vista

Una presentación a los medios de comunicación es siempre un evento especial para la marca. Sobre todo si es la primera vez y los periodistas no saben exactamente qué se van a encontrar. Es como una presentación en sociedad que hay que cuidar al detalle para conquistar a los medios desde el primer momento. Un amor a primera vista. 

Así que la primera clave a tener en cuenta en tu convocatoria de medios es enamorar a los periodistas desde el primer contacto con la marca: una invitación bien diseñada y redactada, atractiva a la vista, sencilla y, muy importante, sugerente. Tiene que incitar a asistir al evento, despertar la curiosidad y el interés. Conseguir que el periodista piense: “esto no me lo puedo perder”. Una invitación física siempre es más eficaz, pero si es vía email también cumple perfectamente su función… y además no se traspapela entre las caóticas mesas de la redacción.

Un atractivo embajador o embajadora de marca da valor e impulso a la convocatoria de prensa

Para hacer más atractiva la convocatoria a los medios, y reforzar el mensaje de la marca o el producto, otra clave importante es elegir el embajador o la embajadora ideal. Un personaje famoso, cercano, atractivo para el público y los medios, que aporte credibilidad al mensaje. Es un método eficaz para asegurar la asistencia de los periodistas y para conseguir titulares a posteriori. Y mejor si es un personaje activo en las redes sociales, con cientos de miles de seguidores a los que llegará su recomendación de la marca.

El invitado especial no solo eleva el nivel del evento con su presencia, también asegura numerosas publicaciones.

Un poder de convocatoria a la altura

 Conseguir llenar –e incluso sobrepasar- el aforo en un evento no es fácil, si lo haces por tu cuenta. Es uno de los principales valores que te puede aportar una agencia de comunicación experta. El secreto está en la profesionalidad y la experiencia de la agencia así como en la empatía con los periodistas e influencers, después de años de trabajo con ellos. La clave, conocer sus necesidades, ponérselo lo más fácil posible para hacer su trabajo (en cuanto a horario, comodidad, contenidos…) y conseguir que se sientan especiales, invitados VIP. Que ese evento de presentación resulte para ellos una experiencia sorprendente y acogedora.

Los periodistas no siempre tienen fácil acudir a este tipo de eventos (o tienen varios el mismo día), de modo que un menú de lujo, o un invitado especial e inaccesible, o una vivencia realmente única (por ejemplo, una competición de corte con motosierras periodistas vs pilotos de Moto GP) es un argumento irresistible para asegurar el sí.

Por supuesto, la elección del escenario también es esencial: un hotel de lujo, un restaurante con estrella Michelin, una localización singular, un local exclusivo al que es muy difícil acceder… en definitiva, un lugar y una experiencia que no esté habitualmente al alcance de los periodistas.

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Una organización cuidada al detalle

El diseño de la invitación, la decoración del lugar del evento, un cuidado dossier de prensa como herramienta de trabajo, la participación del o la embajadora, la prueba de los productos en directo, la cercanía de los portavoces de la marca, el menú especialmente diseñado para la ocasión, el pack regalo al final para los invitados… todo ha de ser pensado, organizado y cuidado hasta el más mínimo detalle. Conseguir que los periodistas piensen: “todo es perfecto, se preocupan por que esté a gusto, me alegro de haber venido”.

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Elaboración de materiales ad-hoc para tu convocatoria de prensa

Es importante que los periodistas tengan toda la información que necesiten a la hora de redactar el contenido sobre el producto y la marca. Existen dos valiosas herramientas de comunicación para facilitar la labor de los redactores: el dossier corporativo y la nota de prensa específica del nuevo producto. Un material especialmente elaborado para los principales prescriptores con un valor añadido en diseño y funcionalidad. Además de muestras de producto vestidas de regalo para que se lleven a la redacción.

Implicar a los influencers para llegar aún más lejos

convocatoria de prensa

En sectores como beauty, lifestyle, gastronomía o motor los influencers tienen mucho peso, son los nuevos líderes de opinión. Contar con su credibilidad y su poder de difusión, su capacidad para llegar a millones de seguidores convencidos a través de blogs y redes sociales, es fundamental para el éxito de un lanzamiento.

La estrategia para contar con la prescripción de bloggers, youtubers e instagramers es convencer y conquistar, que el producto les enamore, que la información sea relevante para sus seguidores y que la experiencia de marca les resulte agradable y sorprendente. También es importante elegir bien, realizar una cuidada selección de influencers y microinfluencers (más importante que la cantidad de seguidores es su afinidad con la marca y su interés en el producto). El éxito de su involucración y prescripción dependerá también de su protagonismo en el evento de presentación, del envío personalizado de productos y de un atractivo material informativo sobre la marca y la nueva colección.

Siempre puedes realizar presentaciones separadas, para periodistas y para influencers. Pero la experiencia nos dice que esta combinación de medios, influencers y redes sociales es una estrategia que funciona maravillosamente a la hora de generar difusión con enorme valor económico y de branding.

convocatoria de prensa

El resultado deseado: una difusión que vale su peso en euros

El periodista o el influencer no tienen obligación de difundir tus contenidos, ni de comentar el evento al que han sido invitados. Son libres de publicar o no, o de qué publicar (es lo que les da credibilidad ante sus lectores/seguidores). Así que cuanto más agradable/sorprendente sea el encuentro, más relevante la información y más fácil se lo pongamos, más posibilidades tenemos de que escriban sobre la marca y de que lo hagan con verdadero interés y el enfoque adecuado.

Cuando esto sucede, tanto la marca como el evento llegan a millones de clientes potenciales a través de los medios, blogs y redes sociales de estos prescriptores tan especiales y potentes (con millones de lectores y seguidores). Una difusión gratuita con un valor de cientos de miles de euros.

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La fórmula para asegurar el éxito de tu convocatoria de medios: una agencia especializada

Planificar y desarrollar una exitosa convocatoria a los medios e influencers exige saber a quién convocar y saber cómo hacerlo para que asistan. Para ello es fundamental en primer lugar conocer a los medios, a los periodistas y a los influencers, tener una base actualizada de cada uno e incluso conocerlos personalmente. Y por otra parte, organizar un evento al que puedan y quieran asistir, por ese orden. 

Nuestro consejo es que te dejes asesorar por una agencia de comunicación experta, como Sheridan Comunicación. Llevamos muchos años creando y desarrollando encuentros de todo tipo con los medios y los influencers, para marcas de todos los sectores. Ponemos a tu disposición un equipo experto que conoce muy bien a los medios de comunicación. Y siempre enfocados a los resultados: con una media de publicaciones que supera los objetivos en cada convocatoria.

Así que si quieres saber más acerca de esta eficaz acción de visibilidad y credibilidad para tu marca y los beneficios que aporta a tu negocio consúltanos sin compromiso.

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