La gestión del tiempo es como los propósitos de año nuevo: periódicamente se plantea como uno de los retos a cumplir por parte de todos, como si cada una de las veces fuese la definitiva. Pero desafortunadamente solo nos acaba poseyendo un par de semanas y al final se nos olvida… Y acabamos volviendo al punto de partida. Un bucle infinito del que parece no haber salida, pero que si nos proponemos a nivel individual puede acabar teniendo arrastre.

Aquí te proponemos 7 claves que van a ayudarte a gestionar eficazmente tu tiempo.

  1. Definir las funciones y obligaciones de cada equipo.

Reunirse grupalmente y definir las responsabilidades de cada equipo para que quede constancia de quién gestionará qué. Otorgar libertad de actuación para trabajar con profesionalidad y reducir al máximo la “burocracia interna”, que a veces resulta mucho más lenta que la del propio cliente. Esto permitirá dar soluciones rápidas sin tener que pasar por muchos intermediarios

  1. Fijar los objetivos a corto y largo plazo.

Al igual que se organiza una reunión planteando las responsabilidades, también es bueno definir qué se espera de ellas en los próximos meses. Fijar objetivos a largo plazo siempre es muy tentador, pero el verdadero reto es definir cómo llegar a ellos. Lo ideal es plantear pequeñas metas para permitir que el equipo se pueda organizar y ser eficaz progresivamente. Es muy necesario tomar conciencia del tiempo que nos va a llevar cada acción, ya que esta fase será la única en la que se puedan negociar los plazos (cuando en la medida de lo posible son negociables). A partir de aquí, no llegar a tiempo estará en nuestro tejado.

  1. No tener miedo a delegar responsabilidades.

Si hemos repartido el trabajo, que así sea realmente. Delegar es confiar en la profesionalidad de los compañeros; si no crees en la eficacia de tu equipo hay un grave problema de fondo. Intermediar y querer estar al tanto diariamente de cada paso avanzado ralentiza acciones que podrían ser solucionadas en mucho menor tiempo.

  1. Evitar la sobrecarga de trabajo.

Ser empático profesionalmente hablando. Al igual que tenemos confianza para delegar responsabilidades, también deberíamos tenerla cuando un compañero confiesa no poder asumir otro trabajo. Sobrecargar de tareas, al contrario de lo que pueda parecer, no es productivo: la calidad del trabajo disminuirá y los plazos se alargarán.

  1. Cumplir los plazos y respetar los tiempos.

Esta debería de ser una de las reglas de oro: ejecutar los plazos que se han fijado y convertirnos en guardianes del tiempo. Algo aplicable a cualquier asunto, tanto a una simple reunión como a un gran proyecto. Aquí reside la verdadera gestión eficaz del tiempo. Entender como una falta de respeto y de profesionalidad no presentarse a tiempo o no marchase en el momento indicado. Nunca sabes qué obligaciones pueden tener los demás, y retenerles innecesariamente es un secuestro de cada uno de sus minutos.

  1. Evitar la omnipresencia.

Convocar a las reuniones a las personas que realmente sean indispensables en ese encuentro y estén al tanto de los temas que se van a tratar. No por convocar a más gente la reunión será más fructífera. Al contrario, será una pérdida de tiempo para aquel que no está al tanto de lo que se va a hablar, ya que no tendrá nada que aportar.

  1. Sacar el máximo partido a la tecnología.

Hoy en día un teléfono móvil o un portátil nos permiten solventar muchos problemas sin necesidad de estar presentes en la oficina. Un email nos obliga a sintetizar la información e ir al grano en un par de líneas, al contrario que una reunión de trabajo en la que se pierde tiempo en el desplazamiento y en las que se acaba hablando de temas que no son prioritarios. Mientras haya conexión a internet o cobertura, el trabajo puede salir adelante desde cualquier parte. Y a menudo de forma mucho más ágil.

 

 

Jaime Jaraiz

Social Manager